Projectsecretaris

Functieomschrijving

Wij zoeken een ervaren projectsecretaris. Je weet wat er nodig is om een project te laten slagen. Jij gaat voor resultaat en levert in alle projectfasen een waardevolle bijdrage. De projectmanagers met wie jij werkt, kunnen op je bouwen. 

 

Je gaat werken bij een gemeente die inzet op de groei van het inwoneraantal en wil jongeren en gezinnen aan de stad verbinden. In deze collegeperiode willen we 4000 woningen realiseren en nog eens een planvoorraad van 6000 woningen op nieuwe locaties, te realiseren na 2022. En dat binnenstedelijk! Dit vraagt om integrale gebiedsontwikkelingen met oog voor alle stedelijke uitdagingen, zoals goede bereikbaarheid, voldoende voorzieningen, werkgelegenheid en duurzame oplossingen.

 

Wij zoeken een ervaren projectsecretaris, voor wie pro-activiteit, flexibiliteit en samenwerking vanzelfsprekend is. Je gaat voor beide onderdelen werken, zodat deze samenhang goed gewaarborgd kan worden. Je werkt in jouw rol ook nauw samen met de opdrachtgevers, projectmanagers en de secretaris van deze onderdelen.

 

Als projectsecretaris biedt je organisatorische, administratieve en secretariële ondersteuning aan de projectleiders en de projecten. Je hebt signalerende en uitvoerende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt, zijn:

• Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
• Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;
• Je vervult een belangrijke rol in de projectfinanciën, o.a. aanmaken en registreren van de (financiële) verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, standaard budgetoverzichten produceren en kunnen vertalen naar acties, ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de projectbegroting, aanbestedingsdossiers beheren, toezien op naleving van bestaande administratieve organisatie en procedures;
• Signaleren van risico's en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• Het voorbereiden en organiseren van informatiemomenten (bewoners, bedrijven, e.d.), communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden;
• Sparringpartner voor de projectmanager;
• Procesbewaking en (mede) concept voorbereiding voor rapportages en besluitvormingsstukken;
• Jij levert een bijdrage aan de professionalisering van het projectmanagement. 

 

Functie eisen

• Je hebt hbo werk- en denk niveau;
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een brede ondersteunende functie;
• Je hebt ruime ervaring met verslaglegging;
• Je hebt affiniteit met projectmatig werken;
•  Je bent resultaatgericht, klantgericht, omgevingsgericht en analytisch. Verder kun je goed samenwerken in een team en ben je communicatief en organisatorisch sterk.

Arbeidsvoorwaarden

Op aanvraag

Info over het bedrijf

Diverse overheidsinstellingen binnen de randstad.